Laserfiche WebLink
Staff Report  2  Information Technology  <br />IT and the IT Committee have evaluated several options for replacing Microsoft software reaching its  <br />end of extended support. Entering into an EA is by far the best available option. Below are the options  <br />considered for a 3 year period:  <br /> EA ‐ all employees are covered for all Microsoft software licenses  <br /> Select Agreement with Software Assurance (SA) ‐ only purchase what each employee needs,  <br />with no upgrade rights; 20% more cost than EA  <br /> Select Agreement without SA ‐ only purchase what each employee needs, with upgrade rights;  <br />120% more cost than EA  <br /> Microsoft and Google Docs for Government ‐ 60% more cost than EA  <br />  <br />The EA requires a minimum 3 year commitment with an annual true‐up, software assurance (see  <br />below), and an organization‐wide commitment to the Enterprise Platform which includes Windows,  <br />Office, and client access licenses. Some benefits of an EA include best pricing (15‐45% savings) and  <br />license management.  <br />  <br />Microsoft SA benefits include:  <br /> Rights to new software releases during the term of the agreement at no additional cost.  <br /> In‐person and online training for IT pros and end users.  <br /> 24x7 problem resolution support.  <br />Fiscal impact  <br />$173,088.94 in 2019, 2020, and 2021. Total over 3 years, $519,266.81.  <br />  <br />See attachment for itemized cost.  <br />  <br />Interactions  <br />The IT Committee reviewed the options and recommends the board approve IT’s recommendation.  <br />  <br />Recommendation  <br />IT Director and the IT Committee unanimously recommend entering into an Enterprise Agreement with  <br />Microsoft for 2019‐2021 as it complies with regulatory requirements, and it provides the greatest  <br />benefit at the lowest cost.   <br />  <br />Board direction  <br />Date   August 27, 2018  <br />Action  Approved  Denied  Revised   <br />Direction  Prepare the appropriate documents  <br />G/1.01/ComGov