Laserfiche WebLink
Staff Report  1  Information Technology  <br />Kittitas County Information Technology  <br />Staff Report to the Board of County Commissioners  <br />Date  August 27, 2018  <br />From  Jim Goeben, IT Director  <br />Subject  Microsoft Licensing  <br />Request  Budget for the Microsoft Enterprise Agreement for 2019  <br />Request Type  External mandate (regulatory compliance)  <br />  <br />Summary      <br />In 2019 and 2020 Microsoft will end extended support for the versions of server and desktop software  <br />licensed to the county. At that time using the software will represent a security risk to the county  <br />network. Regulatory requirements and county technology policy require we only run current patched  <br />software on the county network.  <br />  <br />The software hasn’t been upgraded since 2011 when the county last had an Enterprise Agreement with  <br />Microsoft. In 2019 it will be critical that Microsoft software be upgraded in order to provide modern,  <br />effective software to staff and to maintain security of the county infrastructure and records.  <br />  <br />March 26, 2018 the board authorized IT to prepare a Microsoft Enterprise Agreement for consideration  <br />in the 2019 budget process. IT received quotes for the agreement which will be executed within 30 days  <br />of funding.  <br />  <br />Background  <br />Prior to 2012 the county had a Microsoft Enterprise Agreement (EA) which covered all Microsoft  <br />software used by county employees. At the expiration of the agreement the county was allowed to  <br />continue using the last licensed version of the software.  <br />  <br />Microsoft will end extended support (patches for security threats) in the next 2 years for the following  <br />network and desktop software used by the county.  <br />  <br />Software End of extended support  <br />Windows 7 01/14/2020  <br />Office Pro Plus 2010 10/12/2020  <br />Windows Server 2008 01/14/2020  <br />Exchange Server 2010 Standard 01/14/2020  <br />SQL Server Standard 2008 07/09/2019  <br />  <br />Analysis and findings  <br />In order to ensure the security of the county network and public records, network and desktop software  <br />must be patched with security releases. This is industry best practice, county technology policy, and a  <br />requirement of all regulatory programs (CJIS, HIPAA, PCI, etc.).  <br />