Laserfiche WebLink
Staff Report  4  Information Technology  <br />  <br />Voicemail to Text Translation  <br /> Ednetics Voice is a device subscription service.   <br /> Voicemail is provided to users associated with a phone number which can be routed to any  <br />phone.   <br /> It is not likely we will have an equal number of phones and users, nor is it likely every user will  <br />need voicemail to text translation.   <br /> Voicemail to text translation is a per subscriber service provided by Cisco at $11/year/user.  <br />  <br />Hosted and On Premises Comparison  <br />The hosted solution proposed by Ednetics is preferred by IT and the review team. One of the reasons is  <br />the lower implementation cost; however there is a lower return on investment. The following is a cost  <br />comparison of the proposed hosted and on premises solutions.  <br />  <br /> Hosted On Premises  <br />Implementation costs   $123,722    $226,493  <br />Monthly recurring costs   $7,723    $0  <br />Annual recurring costs   $0    $16,086  <br />ROI (months)   1249    35  <br />  <br />   <br />Interactions  <br />The RFP team reviewed the vendor responses and participated in the vendor presentations.   <br />  <br />Recommendation  <br />IT and the review team recommend the board award the RFP to Ednetics and direct staff to prepare  <br />applicable agreements for the hosted VoIP phone system to include the handset lease option and  <br />current phone numbers option.  <br />  <br />IT asks the board to provide direction regarding timeframe; does the board wish to implement the VoIP  <br />system in 2018 or 2019?   <br />  <br />On behalf of the county, the review team thanks all vendors who responded to the RFP. Your efforts are  <br />greatly appreciated.  <br />  <br />Board Direction  <br />Date   August 27, 2018  <br />Action  Approved  Denied  Revised   <br />Direction  Prepare resolution for September 4, 2018 agenda. Work with Ednetics to prepare  <br />agreement for 2018 expenses.  <br />G/1.01/ComGov