Laserfiche WebLink
Staff Report  2  Information Technology  <br />Benefits of moving to a VoIP System  <br /> Flexibility and mobility  <br />o Numbers follow employees   <br />o Integrates email and fax  <br />o Simple conference calls  <br />o Phones and services can be quickly moved (e.g., to an emergency operations center)  <br />o Desk phones can be forwarded to cell phones  <br /> Easy to install, use, and maintain  <br />o System is managed by county staff using network cabling  <br />o Web portal provides easy configuration  <br />o Currently if a phone needs to be added or moved, the county pays Consolidated  <br />Communications to come on site and add or move phone cables and jacks.  <br /> Increase productivity  <br />o Presence awareness allows staff to see if others are on the phone or are available  <br />o Voicemail is available in email  <br />o Long distance is free so not separate accounting and billing  <br />o Video arraignment is possible with a VoIP system  <br /> Scalability  <br />o Lines can be added and removed as staff levels change  <br />o Features are included at no extra cost; currently you pay for each additional feature  <br /> One day Centrex will go away and we will be forced to make the move  <br />  <br />Analysis and findings  <br />When reviewing the proposals the panel considered the following criteria, as defined in the RFP, in  <br />determining the most advantageous proposal:  <br /> Requirements match  50 points  <br /> Vendor qualifications   25 points  <br /> Cost   25 points  <br />The average scores for the vendor responses were as follows:  <br /> All Phase  68  <br /> Cerium Networks  84.44  <br /> Ednetics  87.11  <br />The top two scorers (Cerium and Ednetics) were asked to provide in‐person presentations to the review  <br />team of their proposed solution and products.  <br />The panel determined Ednetics was the vendor who provided the most satisfactory evidence of their  <br />technical ability, experience, equipment, personnel, and financial resources to provide for the successful  <br />and prompt fulfillment of the requirements and conditions detailed in the RFP. In particular, the review  <br />team liked the Cisco equipment proposed by Ednetics, their option of hosting the solution, the cellular  <br />fail‐over service, the number of local Ednetics client installations, and the lower implementation costs.  <br />There will be an impact to IT and county resources after implementation. Each office/department will be  <br />expected to have a phone system power user to help staff with normal operation of the phone, e.g.,  <br />how to transfer a call, or how to change a greeting. IT will provide Tier I user support (basic