Laserfiche WebLink
Staff Report  1  Information Technology  <br />Kittitas County Information Technology  <br />Staff Report to the Board of County Commissioners  <br />Date  August 27, 2018  <br />From  Jim Goeben, IT Director  <br />Subject  VoIP RFP Award  <br />Request  Award RFP and provide direction on installation  <br />Request Type  Value add (process improvement, business opportunity)  <br />  <br />Summary      <br />The board expressed interest in a voice over IP (VoIP) phone system to provide better technology for   <br />communicating with the public and county staff, to help manage public records, and, if possible, to  <br />reduce costs. The board asked IT to solicit and review proposals and return with a recommendation.  <br />  <br />Background  <br />On January 18, 2018 the board issued an RFP to solicit proposals from vendors for the selection of an IP  <br />voice system and services. The RFP sets requirements for all phone features and functions currently  <br />used by staff. The goal of the project is to replace multiple phones and voicemail systems from two  <br />telephone companies with one unified communication system for all current and future facilities. The  <br />new system is required to act as a single system in terms of dialing, feature access, and administration  <br />from the county courthouse. Voice connectivity between facilities will utilize currently available fiber.  <br />The scope of the project includes the purchase and installation of necessary server equipment and  <br />software, network switches with power over Ethernet (PoE), quality of service (QoS) configuration and  <br />implementation, replacement of all telephones, and training for users and administrators.  <br />  <br />Eight submissions were received complete and on‐time. Two were received incomplete or after the  <br />deadline. The board directed IT perform an initial review of the 8 submissions and advance those that  <br />meet county requirements to a review team. The panel consisted of 10 employees:  <br /> Law enforcement  <br /> IT Systems  <br /> IT Applications  <br /> IT Network  <br /> Department head  <br /> Auditor accounting  <br /> Court administration  <br /> Law and justice administration  <br /> Elected official  <br /> HR and risk management  <br />  <br />IT determined All Phase, Cerium, and Ednetics proposals were complete and met all requirements.  <br />Those 3 proposals forwarded to the review team for consideration.  <br />  <br />The RFP is available online: https://www.co.kittitas.wa.us/it/rfp/voip/.  <br />