Laserfiche WebLink
COMMISSIONERS' MINUTES  <br />KITTITAS COUNTY, WASHINGTON  <br />BOCC CONFERENCE ROOM  <br />REGULAR MEETING – IT STUDY SESSION  <br />Monday  11:00 am  August 22, 2016  <br />  <br />Board members present: Chair Obie O'Brien, Vice‐Chair Paul Jewell, Commissioner Laura Osiadacz  <br />  <br />Others: Jim Goeben, IT Director  <br />  <br />  <br />Regular Meeting    Commissioners  <br />  <br />Call to Order: 11:00 AM  <br />   <br />Searching PDF and Network Files  <br />Mr. Goeben told the board Commissioner O’Brien had expressed concern that PDF files in the email  <br />archive are not searchable. He explained only PDF files with a text layer are searchable, and performing  <br />optical character recognition (OCR) on PDF files would create a text layer; however, it isn’t possible to  <br />OCR PDF files inside applications, e.g., the email archive, Outlook, and databases. He told the board he  <br />has purchased software which will perform OCR on PDFs stored on network file stores on an ongoing  <br />basis. File permissions will need to be altered and IT will keep the Management Team informed of the  <br />project. Mr. Goeben also told the board he purchased software to perform document searches on the  <br />network file stores. The total cost of purchases was $2,224 and will be covered by the IT budget.   <br />  <br />Board direction: Approved to proceed as presented.  <br />  <br />Professional Development Strategy  <br />Mr. Goeben presented to the board the IT Professional Development Strategy, an outline of skills  <br />development for IT staff over the next 3 years.  <br />  <br />Board direction: None.  <br />  <br />Streaming Agenda Sessions to the Internet  <br />Mr. Goeben presented the streaming agenda session and audio recording information to the board. He  <br />recommended the board and their staff view a demonstration by AV Capture All and plan for the project  <br />in the 2017 budget.  <br />  <br />Board direction: Approved to coordinate a demonstration.  <br />  <br />Technology Policy Updates  <br />Mr. Goeben provided to the board the IT Committee’s recommendation for updates to the county  <br />technology policies:  <br /> 4.4.1 Passwords – to allow IT to share computer and service account administrative passwords