Laserfiche WebLink
Kittitas County Information Technology Committee Bylaws  Page 2  <br />outside sources, make recommendations and/or reports to the Management Team and/or Board of  <br />County Commissioners.  <br />4 Meetings <br />The IT Committee shall hold one regular meeting per month, during working hours, and may schedule  <br />additional special meetings as determined necessary by the committee chairperson or Board of County  <br />Commissioners.  The IT Committee shall determine the date, hour and place of all meetings.  Except by  <br />unanimous vote of the present Committee members, no meeting shall be prolonged over an hour and  <br />no other subject except IT and its related issues shall be discussed at the meetings.  <br />4.1 Quorum <br />Five (5) members are required to form a quorum.  <br />4.2 Voting <br />Any action that needs the vote of the Committee at a regular or special meeting shall require a simple  <br />majority of the present members/designee to pass.  Each member shall have one vote. In the event of a  <br />tie, the vote will go with the Chairperson’s vote. If a member (department head/elected official) chooses  <br />to send a designee, the designee shall speak and vote on behalf of that member.  <br />4.3 Meeting Records <br />An appointee shall keep a record of each meeting.  The appointee shall make available minutes to the  <br />Committee members. The Chairperson will supply the Committee with a meeting agenda to insure an  <br />orderly meeting.  It is the responsibility of each member and any attendees to not release information  <br />determined to be of a sensitive nature from committee discussions.  Furthermore, it is the responsibility  <br />of each person presenting information to the IT Committee to identify information as “sensitive” when  <br />they believe the information they offer is sensitive in nature.  <br />5 Bylaws <br />The Bylaws of the IT Committee may be amended by a majority vote of the members present at a  <br />regularly scheduled meeting, provided the proper notification of proposed changes is provided.  <br />Members must receive a notice in writing from the Chairperson of proposed changes to the Bylaws at  <br />least 2 weeks in advance of the regularly scheduled meeting in which the proposed changes are to be  <br />considered.  <br />The IT Committee, by unanimous vote, may suspend any portion of the Bylaws.