Laserfiche WebLink
COMMISSIONERS' MINUTES  <br />KITTITAS COUNTY, WASHINGTON  <br />BOCC CONFERENCE ROOM  <br />REGULAR MEETING – IT STUDY SESSION  <br />Monday  11:00 AM  August 28, 2017  <br />  <br />Board members present: Chair Paul Jewell, Vice‐Chair Laura Osiadacz, Commissioner Obie O'Brien  <br />Others: Jim Goeben, IT Director  <br />  <br />  <br />Regular Meeting  Commissioners  <br />  <br />Call to Order: 11:00 AM  <br />  <br />VOIP Phone System  <br />Mr. Goeben provided the following analysis to the board. The current phone system averages  <br />$7,563/month for local and long distance, and consists of 349 lines; 117 lines have voicemail and 21 are  <br />believed to be fax lines. FairPoint’s VOIP solution would cost $165,000 to implement—approximately  <br />60% for telephone sets—and $6,169/month for SIP trunks and a voicemail‐to‐text add‐on. The monthly  <br />recurring cost savings is expected to be $1,394 so the return on investment would be 118 months (9Y,  <br />10M). VOIP system maintenance costs are unknown at this time and not included. It is also unknown  <br />how upper county lines would integrate with the system. Mr. Goeben recommended, if the board  <br />wishes to proceed, IT work with the Auditor and departments to conduct a thorough phone and billing  <br />audit to determine the necessary number of phones and voicemail accounts while contacting vendors  <br />on state contract for pricing based on the current system. There was discussion about VOIP options and  <br />how VOIP works.  <br />  <br />Board direction: The board asked Mr. Goeben to contact vendors on state contract to get additional  <br />estimates and to work with the Auditor and departments to conduct a thorough phone and billing audit.  <br />  <br />Aerial Imagery Agreement with WaTech  <br />On January 30, 2017, the board signed a letter of intent to participate in the statewide imagery data  <br />service. Mr. Goeben asked the board to sign the service level agreement provided by WaTech which was  <br />been reviewed and approved by DPA Hartung (SR‐40085).  <br />  <br />Board direction: The board signed the WaTech Service Level Agreement.  <br />  <br />Smarsh Order  <br />Mr. Goeben reviewed the Smarsh order form for text message archiving services and asked the board to  <br />sign the terms and conditions. The agreement was reviewed and approved by DPA Hartung (SR‐40317).  <br />  <br />Board direction: The board declined to purchase the Discovery Module at this time and signed the  <br />Smarsh Terms and Conditions.  <br />