Laserfiche WebLink
Kittitas County, Washington  <br />IT Study Session Minutes  <br />BOCC Conference Room, 205 West 5th Room 108, Ellensburg  <br />Thursday  11:00 AM  November 27, 2017  <br />  <br />Board members present: Chair Paul Jewell, Vice‐Chair Laura Osiadacz, Commissioner Obie O'Brien  <br />Others: Jim Goeben, IT Director  <br />  <br />Call to Order: 11:00 AM  <br />  <br />Records Management Committee’s recommendation for decommissioning the email archive  <br />The Records Management Committee unanimously approved a recommendation to the board to  <br />decommission the email archive and provided a plan for completing the task by February 14, 2018. The  <br />board reviewed the plan and there was discussion about how departments and offices have managed  <br />their email and other records.  <br />  <br />Board direction: The board was in favor of decommissioning the email archive but requested the  <br />Records Management Committee draft folder structure guidelines for the county. The board will require  <br />department heads and encourage elected officials to submit a records organization plan, based on the  <br />guidelines, to the board by the end of the first quarter in 2018. After the board has signed off on the  <br />plans the project may continue. They also requested, as part of the new employee orientation,  <br />employees be required to meet with their records officer to received training prior to starting work.  <br />  <br />Data Center Equipment  <br />The 2018 budget for IT includes the purchase of a 4th data center virtual host. Mr. Goeben requested the  <br />board authorize the replacement of 3 current virtual hosts in 2018 with funds available in the Network  <br />Equipment Rotation fund.  <br />  <br />Board direction: Approved.  <br />  <br />Other business  <br />Mr. Goeben updated the board:  <br /> VoIP RFP  <br />Mr. Goeben notified the board the RFP is in review and will be sent to the board in an upcoming  <br />agenda.  <br />  <br />Adjourned: 12:10 PM  <br />  KITTITAS COUNTY COMMISSIONERS  <br />  KITTITAS COUNTY, WASHINGTON  <br />  <br />  <br /> _______________________________________    _____________________________________    <br />Jim Goeben, IT Director  Paul Jewell, Chair