Laserfiche WebLink
2018‐04‐23 MINUTES  1  INFORMATION TECHNOLOGY  <br />COMMISSIONERS’ MINUTES  <br />KITTITAS COUNTY, WASHINGTON  <br />COMMISSIONERS’ CONFERENCE ROOM  <br />REGULAR MEETING  <br />  <br />MONDAY  11:00 AM  APRIL 23, 2018  <br />Board members present: Chair Laura Osiadacz, Vice‐Chair Obie O'Brien, and Commissioner Paul Jewell  <br />  <br />Others: IT Director Jim Goeben, Web Developer Zane Kinney, Public Health Intern Alexis Everett  <br />  <br />  <br />REGULAR MEETING    INFORMATION TECHNOLOGY  <br />Meeting called to order at 11:00 AM.  <br />  <br />COUNTY BRANDING  <br />Zane Kinney presented logo concepts and the board gave general feedback.  <br />  <br />SMARTGOV IMPLEMENTATION  <br />Mr. Goeben provided a status update of the remaining SMARTGOV implementation items.  <br />  <br />RECORDS MANAGEMENT OF SEPARATED STAFF EMAIL  <br />In the January 2018 Management Team meeting the team agreed department heads, elected officials,  <br />or their designees will delete separated staff’s email with minimal retention value within 30 days after  <br />separation then have 3 years to move records that need to be retained longer out of the account, after  <br />which the account will be deleted. The board accepted the plan.  <br />  <br />RECORDS MANAGEMENT LEADERSHIP  <br />There was discussion about the Records Management Committee structure and attendance.  <br />  <br />COUNTY CODE UPDATE PROCESS  <br />The board approved IT requiring written instructions from any employee requesting a change to  <br />ordinance language that modifies county code.  <br />  <br />POLICY – SEMI‐ANNUAL WEBSITE REVIEW  <br />The board directed Mr. Goeben to draft policy changes setting the website review cycle to annual.  <br />  <br />POLICY ‐ MONITOR ONLY SURVEILLANCE CAMERAS  <br />The board asked Mr. Goeben to draft a county policy for monitor‐only surveillance camera use.  <br />