Laserfiche WebLink
Policy Modifications  <br />Mr. Goeben requested the board approve changes to the following policies:  <br /> Technology Policy 14 Social Media Use  <br /> Technology Policy 13.4.5 Text messaging  <br /> Technology Policy 4.4.6.1 High risk terminations  <br /> Records Management Policy 3.6 Enforcement  <br />  <br />Board direction: The board asked for additional conversation about the social media policy changes  <br />proposed by DPA Hartung and approved the remaining edits.  <br />  <br />SMARTGOV Implementation  <br />The following tasks are in progress:  <br /> Web portal  <br /> Payments online  <br /> Laserfiche integration  <br />  <br />Board direction: None.  <br />  <br />Security Awareness Training  <br />Mr. Goeben reviewed the training and testing results:  <br /> Phishing Security Test 02/27: 10.8% phish prone (389 recipients, 42 failures)  <br /> Security Awareness Training 04/05  <br /> Phishing Security Text 08/06: 5.9% phish prone (338 recipients, 19 failures)  <br />  <br />Board direction: The board asked Mr. Goeben to conduct periodic testing and continue to keep the  <br />board informed of results.  <br />  <br />Budget 2018  <br />Mr. Goeben let the board know he planned to remove maintenance for the email archive appliance  <br />from the draft 2018 budget. The Records Management Committee will be bringing a recommendation  <br />to the board later this fall to remove the archive from service.  <br />  <br />Board direction: The board approved.  <br />  <br />Internal Committees subject to OPMA  <br />There was discussion about which boards and committees the board intended to include in a resolution  <br />to require county boards and committees to comply with the Open Public Meetings Act whether or not  <br />they meet the RCW designation.  <br />  <br />Board direction: The board asked Mr. Goeben to contact internal administrative committee chairs to see  <br />if there are concerns with those committees being subject to the act.  <br />  <br />Controlling Alternate Travel Routes  <br />Mr. Goeben provided information to the board that, according to  <br />http://www.gps.gov/support/user/mapfix/truck‐traffic/, roads posted with signs stating no commercial  <br />traffic except for local deliveries could be reported online to GPS device/app makers and online maps to