Laserfiche WebLink
June 29, 2016    Page 1 of 4  <br />Kittitas County Information Technology <br />New Application Development Criteria <br />This guide is designed to facilitate conversations and introduce questions on choosing the appropriate  <br />software solution provider. It does highlight certain conditions where Commercial Off The Shelf (COTS)  <br />will be required, but generally hopes to introduce advantages and disadvantages of both options so an  <br />informed decision can be made together.   <br />Background <br />COTS <br />A commercial solution may refer to either something that is available immediately via a purchase online  <br />or store, or an enterprise‐based solution where a vendor will provide some site‐specific customizations  <br />and installation services. The latter will often be handled through a project manager working with staff  <br />to schedule various aspects of a comprehensive installation including data conversion, deployment,  <br />configuration, and training; whereas the former will just require minimal coordination with IT to  <br />purchase and install the software on the desired workstations and servers.    <br />After the implementation is complete, the vendor (if available) and county often enters into a  <br />maintenance contract, providing an agreed upon amount of support and product upgrades.  <br />Occasionally, additional charges for certain upgrades or higher levels of support or training will apply.   <br />In‐house development <br />With in‐house development, IT and the department(s) involved will meet several times to plan the exact  <br />specifications and features that are to be in this solution. Often times, connections to existing county  <br />systems are possible and integrated, resulting in a more unified approach and greater functionality as  <br />additional in‐house solutions are brought online. Support issues and bug reports are handled internally,  <br />often by the very developers who planned the system initially.   <br />Pre‐requisites <br />Some solution requirements will exclude an in‐house approach from being considered. If the project  <br />meets any of the following requirements, an external provider must be chosen:  <br /> Handles mission/business‐critical function(s)  <br /> Special handling (HIPPA, CJIS, PCI) involved (Data Classification 4)  <br /> Data conversion from legacy, proprietary systems is needed  <br />Similarly, to consider in‐house development the project must meet these criteria:  <br /> Must affect more than one person, or be a major function of a person’s duties and is connected  <br />to another existing system.  <br /> Must be used by all staff performing the functions provided by the application