Laserfiche WebLink
OpenGov May 2018                                                                                          Page 4 of 8  <br /> <br />are created by entering the data again, so you can eliminate interfund transactions and add the  <br />Long Term Debt and Capital Assets.  Then the Government Wide Statements are completed  <br />using the same numbers.  Using all this data you need to add the amounts to the Notes to the  <br />Financial Statements and to the Management, Discussion and Analysis.    <br />  <br />These steps create problems, as we have review processes in place, and if we forget to  <br />open one spreadsheet to refresh the link, the statements are incorrect. The State Auditor finds  <br />these errors during the audit resulting in recommendations that there was an error and we need  <br />more training.    <br />  <br /> From the demonstration that Jerry and I received, OpenGov would eliminate these  <br />errors because the software is pulling the data and if you make the correction in any of the  <br />statements it automatically updates the other statements.   <br />  <br /> Best Practices1  <br />The Governmental Financial Officers Association (GFOA) creates and adopts Best  <br />Practices as recommended practices for governments.  Their best practice for Monitoring the  <br />Budget states it is important to ensure that the financial, operational and capital plans that were  <br />developed and approved for implementation as part of the budget processes are being  <br />implemented. Budget monitoring is crucial for an organization to be able to enforce  <br />accountability related to spending. In addition, regular, comprehensive monitoring of the  <br />budget allows a government to evaluate service level provision, ensure any new initiatives are  <br />making expected progress towards goals/expectations, learn more about trends and other  <br />deviations that may impact future operations, and finally demonstrate transparency by sharing  <br />findings from this regular monitoring.  <br />Tools for conducting the analysis  <br />1. Electronic system. An organization’s enterprise resource planning (ERP) system  <br />should drive data gathering and analysis related to budget monitoring. Use of  <br />the ERP system allows for real time information to be readily accessible for  <br />encumbrances and other time sensitive information as opposed to reliance on  <br />static, stand‐alone reports.   <br />2. Automation. Budget monitoring data and reports should be integrated into and  <br />generated by an organization’s ERP system to ensure efficient use of staff time  <br />and also consistency of information.  <br />3. Overspend Protection. Governments should also ensure that mechanisms are in  <br />place in their ERP system to automatically prevent overspending of budget and  <br />notify the organization’s financial leadership.   <br />4. Consistency. Off‐system analysis should be consistently applied to all aspects of  <br />monitoring the budget and clearly articulated to both staff conducting the  <br />analysis and end users.  <br />  <br /> <br />1 GFOA Best Practices identify specific policies and procedures that contribute to improved government management. They aim to promote and facilitate positive <br />change or recognize excellence rather than merely to codify current accepted practice. GFOA has emphasized that these practices be proactive steps that a government <br />should be taking. Best practices are applicable to all governments (both large and small). Best practices are approved by the GFOA executive board and represent the <br />official position of the organization